Opas oli kattava tietopaketti toimistojärjestelmien hankinnasta, suunnittelusta, toteutuksesta ja ylläpidosta. Se oli suunnattu erityisesti organisaatioille, jotka halusivat tehostaa toimistotyötä ja parantaa tuottavuutta tietotekniikan avulla. Oppaan oli julkaissut VTKK Toimistojärjestelmät, joka toimi asiantuntijana ja järjestelmätoimittajana erityisesti julkishallinnon ja yritysten tarpeisiin.
VTKK:n toimistojärjestelmä – Tehokkuutta ja jatkuvuutta organisaatioille
VTKK:n toimistojärjestelmä oli kokonaisratkaisu, joka yhdisti modernit tietotekniset työvälineet, ohjelmistot, laitteistot ja tietoliikenteen tukemaan sekä yksilöiden että työryhmien tehokasta työskentelyä. Järjestelmä oli suunniteltu erityisesti organisaatioille, jotka halusivat kehittää toimistotyön tuottavuutta ja laatua nykyaikaisen teknologian avulla.
Kokonaisuus sisälsi:
- Toimistoympäristön: Käyttäjäystävälliset työasemat ja palvelimet, jotka voidaan liittää saumattomasti verkkoon.
- Ohjelmistot: Monipuoliset sovellukset, kuten tekstinkäsittely (esim. TEKO), taulukkolaskenta, tiedonhallinta (esim. MikroMinttu), sähköposti ja graafiset työkalut.
- Laitteistot: Luotettavat mikrotietokoneet, palvelimet, tulostimet ja muut oheislaitteet, jotka valitaan organisaation tarpeiden mukaan.
- Tietoliikenne: Modernit verkkoratkaisut (Ethernet, Token Ring), jotka mahdollistavat tehokkaan tiedonsiirron sekä organisaation sisällä että ulkopuolelle.
VTKK:n toimistojärjestelmä
- Integroitu kokonaisuus: Kaikki osat toimivat yhteen, mikä takaa järjestelmän helpon hallinnan ja laajennettavuuden.
- Avoimuus ja standardit: Järjestelmä perustuu kansainvälisiin standardeihin ja tukee avoimia arkkitehtuureja, mikä mahdollistaa yhteensopivuuden eri laitteiden ja ohjelmistojen kanssa.
- Asiantuntijatuki: VTKK tarjoaa kokonaispalvelun suunnittelusta käyttöönottoon, koulutukseen ja ylläpitoon. Käytössäsi on laaja asiantuntijaverkosto ja tukipalvelut.
- Jatkuva kehitys: Tuotekehitys takaa, että järjestelmä pysyy ajan tasalla ja vastaa tulevaisuuden tarpeisiin.
Kenelle järjestelmä sopii?
VTKK:n toimistojärjestelmä on suunniteltu erityisesti julkishallinnon, kuntien, terveydenhuollon ja muiden organisaatioiden tarpeisiin, mutta se soveltuu myös yksityisille yrityksille, jotka arvostavat tehokkuutta, tietoturvaa ja skaalautuvuutta.
TOMMI – VTKK:n lähiverkon toimistojärjestelmä
Valtion tietokonekeskuksen (VTKK) kehittämä TOMMI‑toimistojärjestelmä oli 1990‑luvun alun merkittävä askel kohti hajautettua ja integroitua tietotyön ympäristöä. Se yhdisti mikrotietokoneet, palvelimet ja ohjelmistot yhdeksi kokonaisuudeksi, joka tuki tekstinkäsittelyä, laskentaa, grafiikkaa, arkistointia ja sähköpostia – kaikki saman verkon sisällä.
TOMMI syntyi VTKK:n toimistojärjestelmien kolmannen sukupolven kehitystyön tuloksena. Sen perusajatus oli asiakas–palvelin‑arkkitehtuuri, jossa työasemat ja palvelimet toimivat yhdessä lähiverkossa. Järjestelmä perustui avoimiin standardeihin, kuten UNIX‑ ja DOS‑ympäristöihin, sekä Ethernet‑ ja Token Ring ‑verkkotekniikoihin.
TOMMI integroi tehokkaat sovellukset yhdeksi työympäristöksi:
- TEKO‑tekstinkäsittelyohjelma mahdollisti nopean ja sujuvan asiakirjatyön.
- Arkistointiohjelma tallensi ja hallitsi dokumentteja.
- Taitto‑ ja grafiikkaohjelmat yhdistivät tekstiä, kuvia ja taulukoita.
- Sähköposti ja tietoliikenneyhteydet loivat yhteyden sekä keskuskoneisiin että muihin organisaatioihin.
Järjestelmä oli suunniteltu modulaariseksi ja laajennettavaksi, ja sen ohjelmistoperhe perustui Windows 3.0 ‑ympäristöön. Käyttöjärjestelminä toimivat MS/PC‑DOS työasemissa ja OS/2 palvelimissa, ja verkon hallinta tapahtui MS Lan Managerin tai sen yhteensopivien järjestelmien kautta.
TOMMI oli VTKK:n vastaus kolmannen sukupolven toimistojärjestelmien haasteisiin: se tuki työryhmätyöskentelyä, yhteisiä arkistoja ja postipalveluita, ja sen tietoliikenneratkaisut olivat teknisesti edistyksellisiä ja standardien mukaisia. Järjestelmä kehitettiin yhteistyössä Nokia Datan kanssa ja laajennettiin myöhemmin myös UNIX‑laitteisiin.
TOMMI edusti aikansa huippua – järjestelmää, joka toi valtionhallinnon ja kuntien toimistotyöhön tehokkuutta, yhteentoimivuutta ja modernia tietotekniikkaa. Se oli konkreettinen esimerkki VTKK:n kyvystä yhdistää tekninen osaaminen ja käytännön hallinnolliset tarpeet yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi.
“TOMMI tekee monta työtä yhtä aikaa – se siirtää tekstiä, lukuja ja kuvia, arkistoi ja viestii.” — VTKK Toimistojärjestelmät, 1991
1. Ohjelmistot
Tekstinkäsittely
- TEKO 4.0: VTKK:n oma tekstinkäsittelyohjelma, joka on kehitetty käyttäjien toiveiden pohjalta. Ominaisuuksia ovat mm. useat tehostamiskeinot, helppo asettelutietojen muuntelu, laaja kirjoitintuki, etsi/korvaa-toiminnot, automaattinen sisällysluettelon luonti ja nopea käyttö. Helppokäyttöinen ja nopeasti opittava.
Tiedonhallinta
- MikroMinttu: Työkalu vapaamuotoisen tekstitiedon hallintaan. Soveltuu asiakirjojen, sopimusten, artikkeleiden, lehtileikkeiden, päiväkirjojen, tuote- ja asiakasrekisterien sekä muiden tekstien arkistointiin ja hallintaan. Tekstejä voi hakea vapaasti ja järjestää eri tavoin.
Kirjaaminen ja asiakirjahallinta
- DIAARI: Kirjaamisohjelmisto, joka helpottaa ja nopeuttaa asioiden kirjaamista ja seurantaa. Toteutettu ORACLE-tietokantajärjestelmällä, siirrettävissä eri laiteympäristöihin. Noudattaa valtionhallinnon standardeja ja mahdollistaa arkistotulosteet sekä tietojen tehokkaan haun.
Taulukkolaskenta ja grafiikka
- Excel, Lotus 1-2-3, Symphony, Kalk: Tunnetut taulukkolaskentaohjelmat.
- PageMaker, Arts&Letters, PowerPoint for Windows: Grafiikka- ja esitysohjelmat.
Taloushallinto
- FLMO-irtaimistokirjanpito, Capita: Taloushallinnon ohjelmia, jotka tukevat organisaation kirjanpitoa ja talousprosessien hallintaa1.
Muut ohjelmistot
- Omnis, Quartz, Omnis 5: Tiedonhallintaohjelmia.
- Windows Word, WordPerfect: Tekstinkäsittelyohjelmia.
- Erikoisohjelmat: Kuten tieteelliseen laskentaan ja suoramarkkinointiin liittyvät ohjelmistot.
2. Laitteet
Mikrotietokoneet
- Nokia Data MikroMikko: Suomalainen mikrotietokonesarja, joka kattaa perustyöasemat ja raskaat palvelimet.
- IBM: Maailmanlaajuisesti tunnettu ja yhteensopiva laitevalmistaja.
- Compaq: Tehokkaat kannettavat mikrotietokoneet.
Näytöt
- Mustavalko- ja värinäytöt. Värinäyttöjä suositellaan erityisesti grafiikan käyttöön.
Kirjoittimet
- Canon: Luotettavat laserkirjoittimet, jotka soveltuvat sekä tekstin että grafiikan tulostukseen.
- Matriisi- ja laserkirjoittimet, joiden valinta riippuu tulostustarpeista (esim. lomakkeet, grafiikka).
Palvelimet
- Vähintään 386-tason kone, jossa on 16 Mt keskusmuistia ja 300 Mt levytilaa. Palvelimen kapasiteetti mitoitetaan tulevaisuuden tarpeiden mukaan.
Verkko- ja oheislaitteet
- Sovitinkortit, toistimet, sillat, reitittimet ja yhdyskäytävät, jotka mahdollistavat laitteiden liittämisen verkkoon ja tiedonsiirron eri ympäristöissä.
3. Tietoliikenne ja verkot sekä viestintä
Verkkoratkaisut
- Lähiverkot (LAN): Yrityksen tietokoneet yhdistetään lähiverkolla, joka voi perustua Ethernet- tai Token Ring -tekniikkaan. Lähiverkko mahdollistaa yhteisten resurssien, kuten kirjoittimien ja tiedostojen, jakamisen.
- Alueverkot (MAN) ja laajaverkot (WAN): Mahdollistavat laajempien kokonaisuuksien yhdistämisen, esimerkiksi useiden toimipisteiden välillä.
- Standardit: ISO/OSI-standardit, TCP/IP, X.400 (sanomanvälitys), X.500 (osoite- ja hakemistotiedot), UNIX-pohjaiset standardit (X/OPEN), ODA/ODIF (dokumenttiarkkitehtuuri).
Verkkokäyttöjärjestelmät
- MS/PCDOS, OS/2, MS Lan Manager: Käyttöjärjestelmät työasemille ja palvelimille. Verkkojen hallintaan käytetään verkkokäyttöjärjestelmiä ja verkonhallintaohjelmia.
Viestintä
- Sähköposti: Omassa käytössä oleva sähköpostijärjestelmä tai ulkopuolisten ylläpitämät sähköpostit, kuten VTKK:n ELVI, joka mahdollistaa viestinnän sekä organisaation sisällä että ulkopuolelle. Tukee myös X.400-sanomia, telexia, telekopioita ja muita viestintämuotoja.
- Sähköposti on toimistojärjestelmän keskeinen viestintätyökalu, joka mahdollistaa tiedon välittämisen nopeasti ja tehokkaasti organisaation sisällä sekä ulkopuolisiin tahoihin.
- Toimistojärjestelmässä sähköpostin vaihtoehtoja on kaksi:
- Oma sähköpostijärjestelmä – organisaation sisäinen sähköpostipalvelu.
- Ulkopuolisten ylläpitämät sähköpostit – esimerkiksi VTKK:n ELVI, jonka avulla voi hoitaa sekä organisaation sisäisen viestinnän että tavoittaa muiden organisaatioiden henkilöt.
- Toimistojärjestelmässä sähköposti integroituu muihin viestintä- ja tiedonsiirtoratkaisuihin, kuten organisaatioiden väliseen tiedonsiirtoon (OVT), ja se tukee standardeja kuten X.400 (sanomanvälitys) ja X.500 (osoite- ja hakemistotiedot). Sähköpostin käyttö on osa laajempaa tietoliikennepalvelujen kokonaisuutta, joka mahdollistaa yhteydet myös muihin palveluverkkoihin ja tietopankkeihin.
- Sähköposti on toimistojärjestelmän keskeinen viestintätyökalu, joka mahdollistaa tiedon välittämisen nopeasti ja tehokkaasti organisaation sisällä sekä ulkopuolisiin tahoihin.
- Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (OVT): Mahdollistaa tiedonsiirron organisaation rajojen ulkopuolelle, vähentää byrokratiaa ja tehostaa toimintaa.
- OVT tarkoittaa organisaatioiden välistä tiedonsiirtoa, jonka avulla tietojenkäsittelyä voidaan laajentaa oman organisaation rajojen ulkopuolelle. OVT:n tavoitteena on mahdollistaa tehokas, sujuva ja automatisoitu tiedonsiirto eri organisaatioiden välillä. Tämä vähentää byrokratiaa, poistaa päällekkäisiä työvaiheita ja parantaa yksiköiden sekä organisaatioiden välisiä yhteyksiä.
Mahdollistaa tiedonsiirron eri järjestelmien välillä yhdyskäytäväratkaisujen avulla (protokollasta toiseen).
Käyttäjän kannalta tärkeintä on valita järjestelmiä, jotka perustuvat laajasti tuettuihin de-facto-standardeihin, kuten TCP/IP.
OVT:n avulla voidaan tehostaa toimintaa, nopeuttaa tiedonkulkua ja vähentää virheitä.
Tietotie on VTKK:n tarjoama palveluverkko, joka mahdollistaa laajan ja jatkuvasti kasvavan valikoiman tietoliikennepalveluita. Se toimii tiedonsiirron selkärankana ja yhdistää käyttäjät VTKK:n keskuskonepalveluihin, muihin palveluverkkoihin sekä yleisiin tietopankkipalveluihin.
Tietotie – VTKK:n valtakunnallinen palveluverkko
Tietotie oli Valtion tietokonekeskuksen (VTKK) rakentama valtakunnallinen palveluverkko, joka yhdisti kunnat, valtionhallinnon, seurakunnat ja muut julkiset organisaatiot luotettavaan tietoliikenneinfrastruktuuriin. Se tarjosi suorat yhteydet VTKK:n keskuskonepalveluihin, sähköpostijärjestelmiin ja yleisiin tietoverkkoihin – aikana, jolloin digitaalinen viestintä oli vasta murrosvaiheessa.
Tietotie-palveluverkko oli 1990‑luvun alussa yksi Suomen julkisen sektorin edistyksellisimmistä tietoliikenneratkaisuista. Sen tarkoitus oli tarjota yhtenäinen, turvallinen ja laajennettava viestintä- ja tiedonsiirtoalusta, joka yhdisti eri organisaatiot VTKK:n palveluihin ja toisi yhteen hajanaiset tietoliikenneratkaisut.
1. Laaja ja kasvava palveluvalikoima
Tietotie tarjosi suorat yhteydet VTKK:n keskuskoneisiin, ELVI‑sähköpostipalveluun sekä muihin palveluverkkoihin ja tietopankkeihin. Palveluverkko oli suunniteltu laajennettavaksi, ja sen kautta saattoi käyttää sekä VTKK:n omia palveluita että ulkopuolisia tietoverkkoja.
2. Monipuoliset liityntätavat
Tietotiehen saattoi liittyä päätteillä, mikroilla, paatejärjestelmillä ja erilaisten verkkojen kautta. Tämä teki siitä yhteensopivan sekä vanhojen keskuskoneympäristöjen että uuden PC‑pohjaisen toimistotekniikan kanssa.
3. Yhdyskäytävät ja protokollat
Tietotie sisälsi yhdyskäytäväpalvelun, joka mahdollisti yhteydet VAX‑laitteisiin, DECNET‑verkkoihin ja muihin ympäristöihin. Se tuki myös X.400‑sanomavälitystä, telexiä, telekopioita ja tiedostojen siirtoa eri järjestelmien välillä.
4. ELVI – sähköpostin selkäranka
Tietotien kautta oli yhteys VTKK:n ELVI‑sähköpostipalveluun, joka yhdisti yli 160 000 käyttäjää Suomessa. ELVI mahdollisti viestinnän myös ELISA‑ ja TELEBOX‑järjestelmiin sekä kansainvälisiin X.400‑verkkoihin.
5. Tietotie-sopimus
Palvelut määriteltiin asiakaskohtaisessa Tietotie‑sopimuksessa, jossa sovittiin käytettävistä palveluista, liityntätavoista ja teknisistä ratkaisuista. Sopimusmalli teki palvelusta ennakoitavan ja hallitun osan organisaation tietoliikenneympäristöä.
6. Yhteys koko julkishallintoon
Tietotie yhdisti:- kunnat
- seurakunnat
- valtion virastot
- paikallishallinnon yksiköt
- VTKK:n keskuskonepalvelut
- Se oli käytännössä julkisen sektorin oma tietoliikenneväylä, joka mahdollisti turvallisen ja standardoidun viestinnän aikana, jolloin internet ei vielä ollut laajassa käytössä.
“Tietotie avaa yhteydet kuntiin, seurakuntiin ja valtionhallintoon – sekä VTKK:n keskuskonepalveluihin ja sähköpostijärjestelmiin.”
- OVT tarkoittaa organisaatioiden välistä tiedonsiirtoa, jonka avulla tietojenkäsittelyä voidaan laajentaa oman organisaation rajojen ulkopuolelle. OVT:n tavoitteena on mahdollistaa tehokas, sujuva ja automatisoitu tiedonsiirto eri organisaatioiden välillä. Tämä vähentää byrokratiaa, poistaa päällekkäisiä työvaiheita ja parantaa yksiköiden sekä organisaatioiden välisiä yhteyksiä.