VTKK:n konsultointitoiminta vuonna 1988

VTKK:n konsultointitoiminta vuonna 1988

Konsultoinnista oma tulosyksikkö

Vuosi 1988 merkitsi Valtion tietokonekeskuksen konsultointipalvelulle huomattavaa organisatorista ja toiminnallista muutosta. Konsultointipalvelu organisoitiin vuoden alussa omaksi tulosyksikökseen. Tavoitteena oli vahvistaa palvelun asiakaslähtöisyyttä ja luoda paremmat edellytykset asiakkaiden tarpeita vastaavalle konsultoinnille.

Konsultointipalvelun väliaikaisena osastopäällikkönä toimi Pentti Heikkinen. Yksikössä työskenteli 12 konsulttia.

Uudistus nosti konsultoinnin VTKK:ssa entistä näkyvämmäksi, itsenäisesti johdetuksi asiantuntijapalveluksi. Konsultoinnin tehtävänä ei ollut enää vain valmistella tietojärjestelmiä, vaan auttaa asiakasorganisaatioita arvioimaan toimintaansa, johtamistaan, työprosessejaan, palvelujaan ja tietotekniikan kehittämistarpeitaan yhtenä kokonaisuutena.

86 kehittämisprojektia vuoden aikana

Konsultointipalvelu toteutti vuonna 1988 asiakkailleen yhteensä 86 kehittämisprojektia. Valtaosa oli kehittämisstrategioita ja tietojenkäsittelyn kokonaistutkimuksia, mutta palveluvalikoima ulottui huomattavasti laajemmalle. Konsultointia annettiin muun muassa seuraavilla alueilla:

• tietotekniikka- ja kehittämisstrategiat
• tietoliikenne- ja palveluverkot
• tietojärjestelmien määrittely
• käsite- ja tietoanalyysi
• toimistotyön kehittäminen
• turvasuunnittelu, kokonaisturvallisuus
• järjestelmä- ja toimittajavalintojen tuki
• menetelmäkonsultointi
• johdon tietotekniikkatuki.

Konsultointipalvelun liikevaihto oli 2,2 miljoonaa markkaa, mikä vastasi 0,5 prosenttia VTKK:n koko liikevaihdosta. Nopeimmin kasvoi tietoliikenteeseen ja käsiteanalyysiin liittyvän konsultoinnin kysyntä. Näistä muodostui samalla konsultointipalvelun tulevien vuosien painopistealueita.

Kokonaiskehittäminen yhdisti toiminnan ja tietotekniikan

Vuonna 1988 VTKK:ssa vahvistui näkemys, ettei toimivaa tietotekniikkastrategiaa voitu laatia irrallaan organisaation perustehtävästä ja johtamisesta. Ennen järjestelmien tai laitteiden valintaa oli ymmärrettävä, mitä organisaatio teki, kenelle se tuotti palveluja ja millaisia muutoksia sen toimintaan tarvittiin.

Tähän tarpeeseen kehitettiin kokonaiskehittämiskonsepti. Sitä sovellettiin vuoden aikana kahdeksan asiakkaan konsultoinnissa. Kokonaiskehittämisessä tarkastelu aloitettiin asiakkaan toiminta-ajatuksesta ja eteni:

1. johtamisjärjestelmän arviointiin
2. työprosessien tarkasteluun
3. organisaation ja vastuiden kehittämiseen
4. asiakkaiden saamien palvelujen arviointiin
5. tietotekniikkastrategian laatimiseen.

Tavoitteena oli valjastaa tietotekniikka palvelemaan organisaation päämääriä eikä rakentaa järjestelmiä vain teknologian ehdoilla. VTKK:n vuosikertomuksen mukaan kokonaiskehittämisen tarkoituksena oli auttaa julkishallinnon yksiköitä tehostamaan toimintaansa ja parantamaan asiakaspalveluaan.

Vuonna 1988 näkyy siten jo ajattelutapa, jota myöhemmin alettiin kutsua prosessien kehittämiseksi, toiminnan ja tietohallinnon yhteensovittamiseksi sekä kokonaisarkkitehtuuriksi riskiperustaisesti.

Konsultointimetodi uudistettiin

Konsultointipalvelu toteutti vuoden aikana oman kehittämisprojektin, jossa uudistettiin VTKK:n konsultointimetodi. Menetelmään yhdistettiin:

• tulosjohtamisen oppeja
• palvelumallikehikko
• strategisen suunnittelun menetelmiä
• toiminnan, johtamisen ja tietotekniikan sekä riskienhallinnan yhteinen tarkastelu.

Uudistus merkitsi siirtymistä yksittäisistä teknisistä selvityksistä kohti järjestelmällistä organisaatioiden kokonaiskehittämistä. Konsultin tehtäväksi muodostui auttaa asiakasta tunnistamaan toiminnan tavoitteet, tarvittavat muutokset ja tietotekniikan tarkoituksenmukainen rooli niiden toteuttamisessa.

Samaa asiakaslähtöistä ajattelua tuki VTKK:ssa sovellettu Service Management eli SM-konsepti. Sen perusarvoiksi määriteltiin asiakaskeskeisyys, joustava yhteistyö, luotettavuus ja kehityskykyisyys. Palvelut pyrittiin kuvaamaan ydinpalveluina ja niitä tukevina lisäpalveluina. Samalla kiinnitettiin huomiota palvelujen hinnoitteluun, vastuisiin, toimitustapaan ja asiakkaan kokemaan laatuun.

Ministeriöiden tietojenkäsittelyn kehittämissuunnitelmat

Konsultointipalvelun keskeisiä asiakkaita olivat ministeriöt, keskusvirastot sekä muut valtion virastot ja laitokset. Vuoden aikana laadittiin tietojenkäsittelyn kehittämissuunnitelmia muun muassa:

• työvoimaministeriölle
• kauppa- ja teollisuusministeriölle
• maa- ja metsätalousministeriölle.

Kehittämissuunnitelmien tarkoituksena oli muodostaa kokonaiskuva organisaation tietojenkäsittelystä, järjestelmistä ja tulevista tarpeista. Samalla voitiin määritellä kehittämisen tavoitteet, hankkeiden tärkeysjärjestys ja tietotekniikan yhteys organisaation varsinaiseen toimintaan.

Ministeriöissä tehty konsultointi vaikutti näin yksittäisiä järjestelmähankkeita laajemmalle. Sen avulla tuettiin hallinnon toimintatapojen, tiedonkulun, päätöksenteon ja palveluprosessien suunnitelmallista uudistamista.

Metsähallituksen palvelumalli ja tietohallintostrategia

Vuoden merkittävimpiin asiakastöihin kuului Metsähallituksessa toteutettu kokonaiskehittämisprojekti. Sen tuloksena syntyivät viraston palvelumalli ja tietohallintostrategia.

Palvelumallissa kuvattiin, millaisia palveluja organisaatio tuotti ja miten tietotekniikan tuli tukea näiden palvelujen järjestämistä. Tietohallintostrategia puolestaan muodosti perustan järjestelmien, tietojen ja teknisten ratkaisujen suunnitelmalliselle kehittämiselle.

Yhteistyö ei päättynyt strategian laatimiseen. Metsähallituksen kanssa solmittiin lisäksi puitesopimus vuoden 1989 aikana toteutettavista tietojärjestelmien määrittelyistä. Tämä osoittaa, että konsultointi kytkettiin jatkokehitykseen ja varsinaisten järjestelmähankkeiden valmisteluun.

Kunnat, kirjastot, museot ja järjestöt uusina asiakasalueina

Vaikka valtionhallinto säilyi konsultoinnin pääasiallisena asiakaskuntana, toiminta laajeni vuonna 1988 myös muille sektoreille. Järjestösektorilta saatiin uusia asiakkaita, ja kirjastoista sekä museoista muodostui merkittävä asiakasryhmä.

Kehittämissuunnittelun asiakkaina mainitaan muun muassa:

• Kiteen kunta
• Eduskunnan kirjasto
• Tilastokirjasto
• useita muita virastoja ja laitoksia.

Asiakaskunnan laajeneminen osoitti, että tietohallinnon strategisen suunnittelun, tietoaineistojen hallinnan ja palveluprosessien kehittämisen tarpeet koskivat jo lähes koko julkista sektoria.

Oikeuskanslerinviraston tietojenkäsittelyn kokonaistutkimus

Vuoden aineistossa mainitaan myös Oikeuskanslerinvirastolle tehty tietojenkäsittelyn kokonaistutkimus. Työstä vastasi konsultti Jouko Niemi.

Kokonaistutkimus edusti VTKK:n konsultoinnin ydintehtävää: asiakkaan toiminnan, tiedonkäsittelyn, järjestelmien ja tulevien kehittämistarpeiden tarkastelua yhtenä kokonaisuutena. Tällainen selvitys loi perustan sille, mitä toimintoja oli tarkoituksenmukaista tietokoneistaa, miten tietoja tuli hallita ja missä järjestyksessä kehittämishankkeet kannatti toteuttaa.

Konsultointi osana laajempaa järjestelmäkehitystä

VTKK:n konsultoinnin vaikutus ei rajoittunut oman konsultointipalvelun 86 projektiin. Konsultointiosaamista käytettiin myös laajoissa järjestelmä- ja toimintokohtaisissa kehityshankkeissa.

Vuoden aineistoissa mainitaan esimerkiksi:

• Valtiokonttorin eläkeosaston palvelussuhteiden rekisteröinnin suunnittelu
• henkilöstöjärjestelmän käyttöönottohankkeet
• Verohallituksen kuntaliitoksiin liittyvä kehittäminen
• Valtion opintotukikeskuksen järjestelmähanke
• verokortteihin liittyvä järjestelmäkehitys
• valtionhallinnon taloussuunnittelun kehittäminen
• henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmien uudistaminen.

Taloussuunnittelun kehittämisessä konsultoinnille annettiin erityisen tärkeä asema. Tavoitteena oli paitsi toimittaa sovelluksia myös sovittaa ne asiakasviraston tarpeisiin ja nostaa taloussuunnittelun tasoa koko valtionhallinnossa.

Näissä hankkeissa konsultointi toimi sillanrakentajana hallinnon tarpeiden ja teknisen järjestelmäkehityksen välillä. Ensin jäsennettiin asiakkaan toiminta, käsitteet ja tietotarpeet. Sen jälkeen voitiin määritellä järjestelmän sisältö ja käynnistää toteutus.

Tietoliikenne ja palveluverkot nousivat painopisteeksi

Tietoliikennekonsultoinnin kysyntä kasvoi vuonna 1988 nopeasti. Taustalla olivat hajautetun tietojenkäsittelyn, mikrojen, työasemien ja alueellisten tietoverkkojen yleistyminen.

Julkishallinnon kehittämisessä korostuivat:

• tietojen ja järjestelmien yhdistäminen
• hajautetut tietojärjestelmät
• tietoverkkojen laajeneva käyttö
• mikroprosessoripohjaiset työasemat
• yhteiset tieto- ja sovellusarkkitehtuurit
• eri organisaatioiden välinen tiedonsiirto.

VTKK:n asiantuntija-arvion mukaan julkishallinto tarvitsi vaihtoehtoisia ratkaisuja, mutta samalla yhteisiä pelisääntöjä, arkkitehtuureja ja yhteentoimivuuden periaatteita. Tavoitteena oli siirtyä erillisistä tietojärjestelmistä kohti integroidumpia ja koko julkishallintoa palvelevia ratkaisuja.

Alueverkkojen arvioitiin avaavan VTKK:n palveluille uusia käyttömahdollisuuksia. Verkot mahdollistivat yhteisten tietovarantojen, tietokonekapasiteetin, tiedostonsiirron ja sanomanvälityksen käytön sekä eri valmistajien järjestelmiä yhdistävät yhdyskäytävä- ja muunnospalvelut.

Käsite- ja tietoanalyysi loi perustan yhteisille tiedoille

Käsiteanalyysikonsultoinnin nopea kasvu kuvastaa sitä, että järjestelmien ongelmat eivät olleet enää pelkästään teknisiä. Eri viranomaiset saattoivat käyttää samoista asioista erilaisia käsitteitä tai ylläpitää samoja tietoja eri tavoin.

Käsite- ja tietoanalyysin avulla määriteltiin:

• mistä tiedoista toiminnassa oli kysymys
• mitä käsitteet tarkoittivat
• miten tiedot liittyivät toisiinsa
• kuka vastasi tietojen ylläpidosta
• missä järjestelmissä tietoja käsiteltiin
• miten tietoja voitiin siirtää organisaatioiden välillä.

Näin konsultointi tuki tietojen yhteiskäyttöä ja loi perustaa järjestelmien yhteentoimivuudelle. Tietoanalyysi oli erityisen tärkeää valtionhallinnossa, jossa samat henkilö-, organisaatio-, talous- ja rekisteritiedot liittyivät useiden viranomaisten toimintaan. Käsiteanalyysi nimettiin vuosikertomuksessa yhdeksi konsultointipalvelun nopeimmin kasvaneista alueista.

Turvasuunnittelu osaksi konsultointipalvelua

Turvasuunnittelu kuului aiempien vuosien kehityksen myötä vuonna 1988 VTKK:n varsinaiseen konsultointipalveluvalikoimaan. Se merkitsi turvallisuusvaatimusten huomioon ottamista jo tietojärjestelmien ja toimintatapojen suunnittelussa, ei vasta järjestelmän käyttöönoton jälkeen.

VTKK:n omassa turvallisuusajattelussa korostettiin teknisten suojausten lisäksi henkilöstön toimintaa. Turvajärjestelyjen onnistuminen riippui siitä, kuinka hyvin turvallisuusohjeita noudatettiin. Käyttöoikeuksien, tunnussanojen, tietojen käsittelyn ja vieraiden pääsyn valvonnan tuli perustua selkeisiin vastuisiin ja ohjeisiin. Tarvittaessa asiakkaiden kanssa voitiin tehdä myös erityisiä salassapitositoumuksia.

Turvallisuuden sisällyttäminen konsultointiin oli tärkeä askel kohti järjestelmällistä tietoturva- ja riskienhallintaa. Turvallisuus alettiin nähdä osana johtamista, prosesseja, järjestelmien määrittelyä ja jatkuvaa ylläpitoa.

Asiakaslähtöisyys vahvistui kilpailun kiristyessä

Vuonna 1988 VTKK valmistautui muuttumaan vuoden 1989 alussa uudenmuotoiseksi liikelaitokseksi. Muutoksen tavoitteena oli antaa VTKK:lle kilpailijoihin verrattavat toimintaedellytykset ja itsenäisempi päätösvalta. Samalla vastuu toiminnan taloudellisuudesta, tehokkuudesta ja kannattavuudesta kasvoi.

Konsultointipalvelulle muutos merkitsi entistä selvempää asiakas- ja tulosvastuuta. Palvelut oli kuvattava ymmärrettävästi, niiden hyödyt osoitettava ja toimitukset sovitettava asiakkaiden todellisiin tarpeisiin.

Vuoden 1988 yrityskuvatutkimuksessa VTKK tunnettiin erityisen hyvin julkisella sektorilla. Julkishallinnon vastaajat arvioivat VTKK:n vahvaksi mahdolliseksi kehittäjäksi muun muassa henkilöstö- ja taloushallinnon, toimistoautomaation, materiaalihallinnon sekä suunnittelun ja laskennan alueilla. VTKK tavoitti julkishallinnon asiakkaita tehokkaasti myös asiakaslehdillään ja henkilökohtaisilla yhteyksillä.

Vuoden 1988 merkitys

Vuosi 1988 oli VTKK:n konsultoinnissa siirtymävaihe teknisestä suunnittelusta kohti strategista ja toiminnallista kokonaiskehittämistä.

Vuoden keskeiset muutokset olivat:

• konsultointipalvelun muodostaminen omaksi tulosyksiköksi
• 86 asiakkaille toteutettua kehittämisprojektia
• kokonaiskehittämiskonseptin soveltaminen kahdeksalle asiakkaalle
• konsultointimetodin uudistaminen
• tietoliikenne- ja käsiteanalyysikonsultoinnin nopea kasvu
• turvasuunnittelun vakiintuminen osaksi palveluvalikoimaa
• asiakaskunnan laajeneminen valtionhallinnosta kuntiin, järjestöihin, kirjastoihin ja museoihin
• valmistautuminen kilpailullisempaan liikelaitosympäristöön.

Vuoden 1988 konsultointitoiminta osoittaa, että VTKK ei ollut pelkästään tietokoneiden, ohjelmistojen tai käyttöpalvelujen toimittaja. Se osallistui julkishallinnon johtamisen, työprosessien, palvelujen, tietohallinnon ja turvallisuuden uudistamiseen.

Konsultoinnin keskeinen periaate oli, että tietotekniikasta saadaan todellista hyötyä vasta silloin, kun organisaation toiminta ja palvelut suunnitellaan sen kanssa yhdessä. Tämä ajatus on säilynyt julkishallinnon digitalisaation keskeisenä lähtökohtana myös myöhempinä vuosikymmeninä.

Tiivistelmä

Vuonna 1988 VTKK:n konsultointipalvelusta muodostettiin oma tulosyksikkö. Se toteutti 86 kehittämisprojektia, joihin sisältyi strategista suunnittelua, kokonaistutkimuksia, tietojärjestelmien määrittelyä, käsiteanalyysiä, tietoliikennekonsultointia, toimistotyön kehittämistä ja turvasuunnittelua.

Konsultoinnin painopiste siirtyi yksittäisistä järjestelmistä asiakkaiden toiminnan, johtamisen, työprosessien ja palvelujen kokonaisvaltaiseen uudistamiseen. Merkittäviä asiakkaita olivat ministeriöt, keskusvirastot, Metsähallitus, Kiteen kunta, kirjastot, museot ja järjestöt.

Lähteet

• Valtion tietokonekeskuksen vuosikertomus 1988, erityisesti Konsultointipalvelua käsittelevä tulosyksikkökatsaus.
• Viitakko 1988, organisaatiota, henkilöstöä ja asiakasprojekteja koskevat tiedotteet.
• Compost 1988, projektityötä, SM-konseptia, tietoliikennettä, turvallisuutta ja asiakastoimintaa käsittelevät artikkelit.

Kuva VTKK:n vuosikertomus 1988, VTKK Perinne ry