VTKK Perinne ry – Tietosuojaseloste (GDPR-yhteensopiva)

1. Rekisterinpitäjä

VTKK Perinne ry Y‑tunnus: 3519101‑1 Sähköposti: vtkkperinne@gmail.com

2. Rekisterit

Tämä tietosuojaseloste kattaa kaksi erillistä rekisteriä:

1. Jäsenrekisteri
2. Kulttuuriperintöaineiston rekisteri (muistelmat, kuvat, dokumentit)

3. Jäsenrekisteri

3.1 Käsittelyn tarkoitus

Jäsenyyden hallinta, yhteydenpito, jäsenmaksujen seuranta, tapahtumaviestintä ja yhdistyksen sääntöjen mukainen toiminta.

3.2 Käsittelyn oikeusperusteet

• Sopimussuhde: jäsenyyden hoitaminen (GDPR 6.1.b)
• Lakisääteinen velvoite: yhdistyslain mukainen jäsenrekisteri (GDPR 6.1.c)
• Oikeutettu etu: jäsenviestintä ja toiminnan järjestäminen (GDPR 6.1.f)

3.3 Rekisterin tietosisältö

Pakolliset tiedot: nimi, jäsenyyden alku ja loppu. Muut tarpeelliset tiedot: osoite, sähköposti, puhelin, jäsenlaji, maksutiedot, luottamustehtävät.

3.4 Tietolähteet

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään.

3.5 Tietojen vastaanottajat

Tietoja käsittelevät:

• Yhdistyksen hallitus
• Tekninen palveluntarjoaja (webhotelli, sähköpostipalvelu, pilvipalvelut)

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman suostumusta, ellei laki vaadi.

3.6 Tietojen siirrot EU/ETA‑alueen ulkopuolelle

Sivulla todetaan, ettei tietoja siirretä EU/ETA‑alueen ulkopuolelle. Mikäli sähköposti- tai pilvipalvelu sijaitsee EU:n ulkopuolella, siirrot tehdään GDPR:n mukaisin suojatoimin (esim. mallisopimuslausekkeet).

3.7 Tietojen suojaus

Tekniset ja organisatoriset suojatoimet, rajattu pääsy.

3.8 Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus, oikaisu, poistopyyntö, käsittelyn rajoittaminen, vastustaminen.

3.9 Säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään jäsenyyden ajan ja enintään 2 vuotta sen jälkeen.

3.10 Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

4. Kulttuuriperintöaineiston rekisteri

4.1 Käsittelyn tarkoitus

Aineiston dokumentointi, julkaiseminen ja arkistointi suomalaisen tietotekniikan historian tallentamiseksi.

4.2 Oikeusperusteet

• Rekisteröidyn suostumus
• Yhdistyksen oikeutettu etu kulttuuriperinnön tallentajana

4.3 Tekijänoikeudet ja käyttöoikeudet

Aineiston toimittaja säilyttää tekijänoikeudet ja myöntää yhdistykselle pysyvän, ei‑yksinomaisen käyttöoikeuden julkaisuun, esittämiseen ja arkistointiin.

4.4 Kaupallisen käytön kielto

Yhdistys ei saa käyttää aineistoa kaupallisiin tarkoituksiin ilman aineiston toimittajan erillistä kirjallista lupaa. Aineistoa saa käyttää vain ei‑kaupalliseen kulttuuriperintöä edistävään toimintaan (arkistointi, julkaisut, näyttelyt, tutkimusyhteistyö).

4.5 Henkilötietojen käsittely aineistossa

GDPR:n mukaisesti, minimoidaan arkaluonteiset tiedot, käytetään anonymisointia tarvittaessa.

4.6 Säilytys ja poistaminen

Aineisto säilytetään pysyvästi kulttuuriperintötehtävän vuoksi. Poistopyyntöjä ei voida toteuttaa, jos aineisto kuuluu pysyvään arkistointiin yleisen edun mukaisesti (GDPR 89).

5. Tekoälyn käyttö sivustolla

Sivustolla käytetään tekoälyn tuottamia tekstejä ja kuvia; kaikki sisältö tarkistetaan toimituksellisesti.

6. Voimaantulo ja muutokset

Tietosuojaseloste päivitetään tarvittaessa vastaamaan lainsäädäntöä ja yhdistyksen toiminnan muutoksia.