VTKK:n konsultointitoiminta vuonna 1987
Tietotekniikasta toiminnan, prosessien ja turvallisuuden kehittämiseen
Vuonna 1987 Valtion tietokonekeskuksen konsultointi oli kehittymässä teknisestä atk-asiantuntijapalvelusta kohti kokonaisvaltaista organisaatioiden kehittämistä. Konsultoinnilla oli kolme palveluryhmää: tietojenkäsittelyn kokonaisstrategiaan tähtäävät palvelut, tietojenkäsittelyn osa-alueiden strategioihin tähtäävät palvelut sekä erikoispalvelut. Markkinoitavia ydinpalveluja oli 12.
Suurin osa konsultoinnin liikevaihdosta tuli kokonaisstrategiaan tähtäävistä palveluista, kuten tietohallintostrategioista, kehittämissuunnitelmista ja tietojärjestelmien määrittelyvaiheen projekteista. Konsultoinnin henkilöstö oli kolmessa vuodessa kasvanut viidestä 13 henkilöön.
Vuoden 1987 kehityksessä olennaista oli kuitenkin määrällistä kasvua syvempi muutos: tietotekniikkaa alettiin tarkastella yhä selvemmin johtamisen, ihmisten työn, tietovirtojen, turvallisuuden ja organisaation toiminnan osana.
Kokonaistutkimuksesta laajaksi konsultointipalveluksi
VTKK:n konsultointi oli käynnistynyt vuonna 1985 kahdella palvelulla: tietojenkäsittelyn kehittämissuunnitelmalla ja toimistoautomaatiotutkimuksella. Vuonna 1987 palveluvalikoiman kasvua kuvattiin tietoiseksi eriyttämiseksi. Lähtökohtana oli sama peruspalvelu, kokonaistutkimus, jota mukautettiin asiakkaiden tarpeiden ja tietotekniikan kehityksen mukaan.
Vuoden lopulla suunniteltiin jo seuraavaa vaihetta. Tietohallintostrategioissa oli tarkoitus painottaa aikaisempaa enemmän toiminnan johtamista, toimistojärjestelmäselvityksissä ja järjestelmien määrittelyssä ihmisen työn tutkimista sekä tietoliikenteen kehittämisessä erityistä teknistä asiantuntemusta.
Tässä on nähtävissä tärkeä muutos. Järjestelmän sijasta kehittämisen lähtökohdaksi nousi aikaisempaa selvemmin se toiminta, jota järjestelmän oli tarkoitus palvella.
Prosessit ja tietovirrat näkyviksi
VTKK:n konsultointitoimintaa kuvaavassa aineistossa kerrotaan seinätaulutekniikan käytöstä monimutkaisten järjestelmien, prosessien ja tietovirtojen havainnollistamiseen. Menetelmän avulla toimintaa voitiin kuvata niin, että ongelmakohdat ja kehittämistarpeet tulivat konkreettisesti näkyviksi.
Historiikissa kuvataan asianhallinnan prosessianalyysiä, jossa prosessista tunnistettiin noin 300 työvaihetta. Aineiston mukaan vain murto-osa oli varsinaista lisäarvoa tuottavaa sisällöllistä työtä, kun suuri osa työstä liittyi asiakirjojen hallinnointiin, avustaviin käsittelytehtäviin ja niiden kuljettamiseen.
Tämä on erittäin havainnollinen esimerkki siitä, mihin VTKK:n konsultointiajattelu oli kehittymässä: tehtävänä ei ollut vain automatisoida olemassa olevia työvaiheita, vaan ymmärtää itse prosessi ja löytää siitä uudistettavat kohdat.
Nykykielellä lähestymistavassa on paljon samaa kuin prosessianalyysissä ja toimintalähtöisessä digitalisaatiossa. Näitä käsitteitä 1987 lähteet eivät sellaisinaan käytä, joten kyse on historiallisesta tulkinnasta.
Asiakashankkeissa tietotekniikka muutti myös työnjakoa
Vuoden 1987 aineistoissa näkyy useita hankkeita, joissa teknologian käyttöönotto liittyi konsultoinnin tuottamien suunnitelmien ja toiminnan kehittämisen organisointiin.
Esimerkiksi Autorekisterikeskuksen ja VTKK:n katsastuksen toimistojärjestelmää koskeva sopimus käsitti 19 MicroVAX II -keskusyksikköä, 280 näyttöpäätettä sekä muita laitteita. Järjestelmän tietojenkäsittelyä sijoitettiin 11 katsastuskonttoriin ja muiden toimipaikkojen käyttö järjestettiin pääteyhteyksin.
Vuoden lopulla VTKK:ssa valmistauduttiin myös presidentinvaalien tietojärjestelmiin. Aineistossa kuvataan järjestelmien lisäksi VTKK:n ja vaalipiirien keskuslautakuntien välistä työnjakoa, testausta, opastusta ja hajautettua tuloslaskentaa.
Näissä hankkeissa konsultointi, tekninen järjestelmä ja asiakkaan toimintatapa kytkeytyivät väistämättä yhteen.
Tietoturvallisuus osaksi konsultoinnin kokonaisuutta
Tietoturvallisuus oli mukana tässä kehityksessä. VTKK:n konsultointiyksikköä käsittelevässä historiikkiaineistossa konsulttien todetaan toimineen tietotekniikan ja tietoturvallisuuden sekä työ-, työnohjaus- ja suunnittelumenetelmien asiantuntijoina koko VTKK:n asiakaskunnassa.
Samassa aineistossa VTKK:n konsultointipalvelujen pidemmän aikavälin palveluvalikoimaan luetaan johdon tietotekniikan ja riskienhallinnan konsultointi sekä toimintalähtöinen tietotekniikan ja tietoturvallisuuden kehittämiskonsultointi. Konsulttien työkaluihin kuului myös Riskpac-riskienhallintaohjelmisto.
Tässä on kuitenkin tärkeä lähdekriittinen rajaus: historiikki kuvaa konsultointiyksikön toimintaa sen pidemmän elinkaaren aikana, eikä sen perusteella ole syytä ajoittaa kaikkia siinä lueteltuja palvelumuotoja täsmällisesti juuri vuoteen 1987. Sen sijaan lähde osoittaa, että tietoturvallisuus kuului konsulttien asiantuntija-alueisiin ja riskienhallinta kehittyi osaksi konsultointipalvelujen kokonaisuutta.
Tietoturva alkoi näkyä käytännön työohjeissa
Vuoden 1987 aineisto osoittaa lisäksi konkreettisesti, kuinka tietosuoja ja turvallinen tietojenkäsittely olivat siirtymässä jokapäiväisiin työ- ja käyttöohjeisiin.
VTKK:n koulutustilojen ohjeissa määrättiin esimerkiksi, että luokkien ovet oli pidettävä suljettuina, luvaton asiointi oli kiellettyä, laitteiden määrityksiä ei saanut muuttaa ilman lupaa ja kouluttajan oli huolehdittava kurssilla syntyneiden tiedostojen poistamisesta. Lisäksi opettajia muistutettiin erikseen tietosuoja-asioista. Kun luokka jäi tyhjäksi, yhteys keskuskoneeseen oli katkaistava eikä salasanoja saanut jättää näkyville.
Tämä on osoitus tietoturvakulttuurin historiasta. Tietoturvallisuus ei esiintynyt vain keskuskoneiden teknisenä suojaamisena, vaan myös käyttäjän toimintaa, käyttöoikeuksia, salasanoja, tiloja, laitteita ja tiedostoja koskevina käytännön sääntöinä.
Samalla VTKK määritteli vuoden 1987 perusarvokseen palvelun luotettavuuden. Sen kuvauksessa luotettavuuteen kuuluivat lupausten, aikataulujen, tietosuojan ja kustannusten pitäminen.
Näin tietosuoja yhdistettiin jo organisaation palvelulupaukseen, ei pelkästään tekniseen järjestelmähallintaan.
Tekniset ratkaisut tukivat turvallisuuden hallintaa
Vuoden aikana turvallisuus näkyi myös järjestelmäteknologian kehittämisessä. VTKK otti IBM-keskuskoneympäristössä käyttöön TLMS II -nauhakirjanpitojärjestelmän. Uuden järjestelmän ominaisuuksiin kuuluivat tosiaikainen nauhatiedostojen käytön kirjaaminen ja TOPSECRET-tietosuojaohjelmiston tuki.
Myös TEXT-järjestelmän uudessa versiossa käyttäjä pystyi suojaamaan asiakirjoja siten, että niitä saattoivat katsella tai muuttaa vain erikseen nimetyt henkilöt.
Yksittäiset esimerkit osoittavat koko valtionhallinnon yhtenäisen tietoturvaohjeistuksen kehittymistä. Ne osoittavat selvästi, että käyttöoikeudet, tietosuoja, tapahtumien kirjaaminen, salasanojen käsittely ja käyttäjien vastuut olivat muuttumassa dokumentoiduiksi käytännöiksi.
Tietoturva ja riskienhallinta osana prosessien suunnittelua
Tietoturvallisuuden mukaantulo laajensi konsultoinnin näkökulmaa olennaisesti.
Jos uusi järjestelmä muutti tiedon keräämistä, käsittelyä, säilyttämistä tai välittämistä, oli samalla ratkaistava, kenellä oli oikeus tietoon, miten käyttöä valvottiin ja miten tietoja suojattiin. Vuoden 1987 aineistoissa nämä kysymykset näkyvät käytännön käyttöoikeuksina, salasanaohjeina, tietosuojana sekä teknisinä suojaus- ja kirjaamisominaisuuksina.
Riskienhallinnan konsultoinnin näkyminen myös VTKK:n palvelukokonaisuudessa täydensi tätä näkökulmaa. Riskienhallinnan ja toimintalähtöisen tietoturvallisuuden kehittyminen osaksi konsultointipalveluja muun muassa Riskpac-ohjelmiston käytön myötä konsulttien työkaluna.
Historiallisena tulkintana voidaan siksi sanoa, että prosessien kehittämisen rinnalle rakentui vähitellen toinen periaate:
uutta toimintaprosessia ei riittänyt tehdä tehokkaaksi. Sen tuli olla myös hallittava, luotettava ja turvallinen.
Konsultointi yhdisti johdon, käyttäjät ja tekniikan
Vuoden 1987 lopulla julkaistu konsultointipalvelujen kehityssuunta on tässä suhteessa kuvaava. Tulevissa tietohallintostrategioissa haluttiin painottaa enemmän toiminnan johtamista, toimistojärjestelmäselvityksissä ja määrittelyprojekteissa ihmisen työn tutkimista ja tietoliikenteessä vahvaa teknistä osaamista.
Kun tämän rinnalle asetetaan konsulttien tietoturvallisuusosaaminen, muodostuu kokonaisvaltainen kehittämismalli:
toiminnan tavoitteet → prosessit ja työ → tieto → tietojärjestelmät → teknologia → turvallisuus ja hallinta.
Tätä ketjua ei esitetä vuoden 1987 lähteissä sellaisenaan, vaan se on aineistosta tehtävä historiallinen yhteenveto. Se kuvaa kuitenkin hyvin konsultoinnin laajentumista yksittäisten teknisten ratkaisujen ulkopuolelle.
Vuosi 1987 oli siirtymävaihe
Vuotta 1987 voidaan pitää VTKK:n konsultointitoiminnassa merkittävänä siirtymävaiheena.
Konsultoinnilla oli jo kolme palveluryhmää ja 12 markkinoitavaa ydinpalvelua. Henkilöstö oli kasvanut kolmessa vuodessa viidestä 13:een. Seuraavan vuoden alussa konsultointipalvelusta oli määrä muodostaa itsenäinen tulosyksikkö.
Samalla konsultoinnin katse oli siirtymässä yhä selvemmin tietotekniikasta asiakkaan toimintaan. Toiminnan johtaminen, ihmisen työn tutkiminen, tietojärjestelmien määrittely, tietoliikenne, tietoturvallisuus ja vähitellen myös riskienhallinta muodostivat toisiaan täydentävän asiantuntijuuden kokonaisuuden.
VTKK:n myöhempää konsultointitoimintaa kuvaava historiikki tiivistää kehityksen laajuuden: konsultit osallistuivat ensimmäisten viiden vuoden aikana lähes 250 palvelujen, toiminnan ja tietojenkäsittelyn kehittämishankkeeseen.
Vuoden 1987 historiallinen merkitys
VTKK:n vuoden 1987 konsultointia ei siksi ole mielekästä tarkastella vain atk-konsultointina.
Se oli osa laajempaa muutosta, jossa tietotekniikasta tuli julkishallinnon toiminnan ja prosessien kehittämisen väline.
Kehittämisen kohteena eivät enää olleet vain tietokoneet ja ohjelmistot, vaan myös organisaation toimintatavat, työnkulut, tietovirrat, käyttäjien työ, johtaminen sekä tietojen turvallinen käsittely. [
Historiallinen kehityskaari voidaan tiivistää näin:
Koneista järjestelmiin, järjestelmistä tietohallintoon ja tietohallinnosta toiminnan, prosessien ja turvallisuuden kokonaisvaltaiseen kehittämiseen.
Juuri tässä näkyy VTKK:n konsultoinnin vuoden 1987 keskeinen merkitys suomalaisen julkishallinnon tietotekniikan historiassa.
Lähteet
- Vuosikertomus 1987, Compost_1987, Viitakko1987, vuoden 1987 sisäinen tiedotus, organisaatio-, järjestelmä-, tietosuoja- ja turvallisuusohjeet.