VTKK:n Konsultointiyksikkö, toiminta ja asiakkaat
Konsulttien ja asiakasorganisaatioiden yhteistyön tuloksena paperiSuomesta digiSuomi
VTKK:n konsultointiyksikön synty ajoittuu vuoteen 1984. Konsultointiluonteista suunnittelu-, tutkimus-, menetelmä- ja asiantuntijatyötä oli tehty VTKK:ssa jo aiemmin, mutta vuonna 1984 konsultointi alkoi jäsentyä omaksi palvelukseen: kesäkuussa Computer Post kuvasi jo konsultointia asiakasprojekteissa ja loppuvuoden toiminta- ja taloussuunnitelmassa esitettiin erillisen konsultointipalveluyksikön perustamista.
Konsultointi kehittyy omaksi palvelukseen
VTKK:n konsultointitoiminta oli vuonna 1985 muotoutumassa omaksi asiantuntijapalvelukseen. Konsultointiluonteista suunnittelu-, tutkimus-, menetelmä- ja asiantuntijatyötä oli tehty jo aikaisemmin, ja konsultointi oli alkanut jäsentyä omaksi palveluksi vuonna 1984. Kehitys johti vuoden 1986 alussa suunnittelupalveluun perustettuun konsultointiosastoon.
Vuonna 1985 myös VTKK:n asiantuntijatyön tekninen ympäristö muuttui. VTKK ja VTT järjestivät syksyllä Espoon ja Jyväskylän välisen videoneuvottelukokeilun, ja sähköinen viestintä kehittyi EMAIL-järjestelmän käyttöönoton myötä.
Vuoden 1986 konsultointi oli jo paljon enemmän kuin teknistä neuvontaa. Se sisälsi tietohallinnon strategista suunnittelua, organisaatioiden tietojenkäsittelyn kokonaistutkimuksia, toimistotyön ja tietoliikenteen kehittämistä, arkkitehtuurisuunnittelua sekä johdon tietotekniikkatukea.
Vuonna 1987 Valtion tietokonekeskuksen konsultointi oli kehittymässä teknisestä atk-asiantuntijapalvelusta kohti kokonaisvaltaista organisaatioiden kehittämistä. Konsultoinnilla oli kolme palveluryhmää: tietojenkäsittelyn kokonaisstrategiaan tähtäävät palvelut, tietojenkäsittelyn osa-alueiden strategioihin tähtäävät palvelut sekä erikoispalvelut. Markkinoitavia ydinpalveluja oli 12.
Konsultteja oli yhtäaikaisesti yksikön ollessa laajimmillaan vuonna 1988 noin runsas tusina. Kaikkiaan konsultteja oli 27 koko toiminta-aikana. Vuoden 1986 alussa perustettiin uuden organisaation myötä suunnittelupalveluun konsultointiosasto, jossa oli konsultointitoimisto ja menetelmäryhmä. Vuonna 1987 konsultoinnilla oli kolme palveluryhmää: tietojenkäsittelyn kokonaisstrategiaan tähtäävät palvelut, tietojenkäsittelyn osa-alueiden strategioihin tähtäävät palvelut ja erikoispalvelut. Konsultit osallistuivat kehittämissuunnitteluun palvelujen, toiminnan ja tietojenkäsittelyn kehittämiseksi sekä tietotekniikan ja tietoturvallisuuden samoin kuin työ-, työnohjaus- ja suunnittelumenetelmien asiantuntijoina koko VTKK:n asiakaskunnassa.
Vuosi 1988 oli VTKK:n konsultoinnissa siirtymävaihe teknisestä suunnittelusta kohti strategista ja toiminnallista kokonaiskehittämistä.
Vuoden keskeiset muutokset olivat:
- konsultointipalvelun muodostaminen omaksi tulosyksiköksi
- 86 asiakkaille toteutettua kehittämisprojektia
- kokonaiskehittämiskonseptin soveltaminen kahdeksalle asiakkaalle
- konsultointimetodin uudistaminen
- tietoliikenne- ja käsiteanalyysikonsultoinnin nopea kasvu
- turvasuunnittelun vakiintuminen osaksi palveluvalikoimaa
- asiakaskunnan laajeneminen valtionhallinnosta kuntiin, järjestöihin, kirjastoihin ja museoihin
- valmistautuminen kilpailullisempaan liikelaitosympäristöön.
Vuoden 1988 konsultointitoiminta osoittaa, että VTKK ei ollut pelkästään tietokoneiden, ohjelmistojen tai käyttöpalvelujen toimittaja. Se osallistui julkishallinnon johtamisen, työprosessien, palvelujen, tietohallinnon ja turvallisuuden uudistamiseen.
Vuonna 1988 Konsultointipalvelu muodostettiin omaksi tulosyksikökseen. VTKK:n konsultointiyksikkö osallistui ensimmäisen viiden vuoden kuluessa kaikkiaan liki 250:een palvelujen, toiminnan ja tietojenkäsittelyn kehittämishankkeeseen. Konsultit osallistuivat koko VTKK:n asiakaskunnassa lähes puoleen tuhanteen enemmän tai vähemmän tietoteknisiin kehityshankkeisiin sadoissa valtionhallinnon ja muun julkishallinnon sekä yksityissektorin organisaatioissa. Konsulttiyksikön lopettajaiset pidettiin naisten päivänä 8.3.1996 Espoon keskuksessa.
VTKK:n Konsultit osallistuivat noin puoleen tuhanteen kehityshankkeeseen sadoissa valtionhallinnon ja muun julkishallinnon sekä yksityissektorin organisaatioissa. He käytännössä suunnittelivat asiakkaiden kanssa paperilomake Suomesta DigiSuomen prosesseja uudistamalla.
Etenkin konsultit saivat kokea ajan, jolloin työnteko oli mielenkiintoista, merkityksellistä ja hauskaa. Se tarjosi mahdollisuudet luoda jotain todella uutta. Tehtiin yhdessä viihtyen työtä jolla oli tarkoitus.
VTKK:n Konsultointipalvelut
Keskeisenä kehityspolkuna oli konsultointipalvelun osaamisen ja imagon kehittäminen siten, että asiakkaat mielsivät yksikön kokonaisvaltaiseksi konsultiksi toimintastrategian, tulosjohtamisen ja tietotekniikan kehittämisen alueilla. VTKK:n konsultointipalvelu tarjosi muun muassa toiminnan- ja palvelujen kehittämiskonsultoinnin, tulosjohtamisen kehittämisen sekä muutosprosessin läpivientituen, johdon tietotekniikan ja riskienhallinnan konsultoinnin, toimintalähtöisen tietotekniikka- ja tietoturvallisuuden kehittämiskonsultoinnin, virasto- ja palveluiden sekä sitä tukevan toimintalähtöisen tietohallintostrategian laadinnan konsultoinnin, sekä tehokkaiden johtamisen apuvälineiden hyödyntämiskonsultoinnin.
Konsultit joutuivat usein kohtaamaan muutosvastarinnan voiman. Peruslähtökohtana oli, että todellisuudessa kukaan ei halunnut muutoksia, mutta ne olivat kuitenkin yleensä välttämättömiä. Toimiva organisaatio muuttui jatkuvasti, koska ympäristökin muuttui jatkuvasti. Muutostilanteissa helpoimmin hallittavia olivat organisaation johto ja suoritustaso. Keskijohto koki muutokset suurimpana uhkana ja oli siksi vaikeimmin johdettavissa. Muutosprosessilla oli oltava selkeät, mitattavissa olevat tavoitteet. Niiden pohjalta oli voitava raportoida prosessin etenemisestä ja positiivisista tuloksista. Tärkeää oli myös muutosprosessin loppuun vienti.
Valtionhallinto oli siirtymässä tulosbudjetointiin noina aikoina ja monet organisaatiot olivat tulosbudjetointia jo soveltaneet. Tämä kehitys loi pohjan tulosjohtamisen kehittämiskonsultoinnin kysynnälle. Toimintastrategian, tulosjohtamisen ja tietotekniikkastrategian konsultoinnin osaamisella konsultointipalvelu pystyi tarjoamaan kilpailijoita vahvemman kokonaispalvelun julkishallinnon asiakkaille.
Tietotekniikan kehittämisessä seinätaulutekniikka mahdollisti monimutkaisten tietoteknisten järjestelmien, prosessien ja tietovirtojen kuvaamisen visuaalisesti. Tulosten esittelyssä ja jatkotoimista päätettäessä havainnollisilla kuvauksilla oli usein merkittävä panos. Kaikkien aikojen pisin prosessikaavio liittyi asianhallintaan ja se täytti koko neuvotteluhuoneen. Analyysi osoitti, että asiankäsittelyyn liittyvistä 300 työvaiheesta vain murto-osa oli lisäarvoa muodostavia sisällöllisiä työvaiheita. Suurin osa ajasta ja resursseista käytettiin asiakirjojen hallinnointiin, avustaviin käsittelytehtäviin sekä kuljettamiseen paikasta toiseen. Myöhemmin seinätekniikka täydentyi tuplatiimitekniikoilla ja korvautui muilla tietoteknisillä apuvälineillä ja osittain muun muassa GroupSystems-ryhmätyöohjelmiston käytöllä suunnittelun apuna.
VTKK oli yksi ensimmäisistä tietotekniikkaorganisaatioista, jotka tarjosivat tietoturvallisuuteen liittyvää konsultointia, neuvontaa ja teknisiä palveluja. Se vastasi monien valtionhallinnon ja muun julkishallinnon keskeisten, jopa huoltovarmuuskriittisten järjestelmien tietoturvasta ja pystyi ainutlaatuisen turvallisuusverkostoitumisen ansiosta tarjoamaan edelläkävijäosaajan ohjeistusta ja konsultointia kokonaisturvallisuudessa.
Olitko mukana konsultointihankkeissa joko konsulttina, asiakasorganisaation tai sidosryhmän edustajana? Kerro muistelmasi:
Konsultin tietotekninen työkalupakki
1980-luvun puolivälissä konsultit heittivät hyvästit Alfaskop 31 -päätteille ja siirtyivät suoraan teknologian huipulle. Työkalupakin pitkähkö sisältö kuvaa sen ajan laite- ja ohjelmistokehityksen vauhtia joka piti hallita konsultointihankkeissa VTKK:n oman tuote- ja palveluvalikoiman sekä keskuslaiteohjelmistojen lisäksi.
Laite- ja ohjelmistovalikoimaan kuuluivat IBM PC AT, XT ja Proprinter, MikroMikko 2 ja 3, HP 7475 -piirturi, IRMA-tietoliikenneohjelma DISOSS-tuella. Tekoplus versiolla 3.1, K-mies-tietokantaohjelma, APL-mikron sovelluskehitysympäristö ja analysointityökalut, KALK PC -projektinhallinta, PC-Paintbrush -kuvankäsittelyohjelmisto, Riskpac- riskienhallintaohjelma, PC-Mercur -taloushallinnon ohjelmisto, Symphony 1.2 -toimisto-ohjelmisto, Lotus 1-2-3 -taulukkolaskenta- ja tietokantaohjelma, PC-Storyboard -visualisointiohjelma, Drawing Assistant -piirtämisohjelmisto, Expert Choice -päätöksenteon tukiohjelma, MC Paint, TAU- ja SNA-yhteysohjelmistot keskuskoneelle ja lasertulostimelle sekä XBOX-oheislaitteiden jakoboksi.
Tavoitettavuuden parantamiseksi matkapuhelimet hankittiin myös ensimmäisten joukossa 1990-luvun alkupuolella, Nokia Tunen ja Säkkijärven polkan sävelten kera. Konsultit olivat myös ensimmäisten mukana etätyökokeiluissa ja yhteyskäytäntöjen kehittyessä siitä muodostui nykytermein hybridityömuoto. Keskittymistä vaatinut työskentely oli erityisen tehokasta etätyöolosuhteissa. Nämä edistysaskeleet eivät vain tehostaneet työntekoa, vaan myös loivat perustan nykypäivän digitaaliselle elämäntavalle.
Työpari toimii varaventtiilinä, jolloin asiakkaan luona syntyneitä paineita voitiin purkaa. Konsultilta odotettiin paljon, kuten johtamiskäytäntöjen, tutkimusmenetelmien sekä laitteiden ja ohjelmistojen hallintaa. Työparikokeilu oli madaltanut kynnystä kysyä toisilta ja jakaa tietoa laajemmin, mikä paransi konsultoinnin laatua sekä yksikön ilmapiiriä ja viihtyvyyttä erinomaiseksi. Yhdessä uskallettiin pohtia jopa projektien ohjaukseen liittyviä ihmissuhdekysymyksiä. Vaikka aikaa oli käytettävissä vähemmänkin, konsultoinnin laatu oli parantunut ja ratkaisuja asiakkaan ongelmiin etsittiin varmemmin, kun tiesi, ettei ollut yksin ajatustensa kanssa
Konsultit oppivat työn ohessa, miten tuon ajan innovaatioiden aallot vaikuttivat paitsi työelämään myös koko yhteiskuntaan. Käytännön harjoittelu osoittautui parhaaksi tavaksi omaksua noiden teknologisten harppausten ensiaskeleet. Nykyään pidämme monia tuon ajan innovaatioita itsestäänselvyyksinä, mutta ilman niitä digitaalinen kehitys ei olisi edennyt samaa vauhtia.
VTKK:n konsultointiyksiköllä oli toiminta-aikanaan selvä markkinajohtajuus palvelujen ja toiminnan kehittämisen sekä tietojenkäsittelyn strategisen suunnittelun konsultoinnissa. Konsultointi oli omalta osaltaan ollut leipomassa ja kasvattamassa sitä julkishallinnon tietotekniikan kakkua, josta VTKK:n muut yksiköt olivat menestyksekkäästi kilpaillen haukanneet isoja siivuja. Konsultin vuorovaikutus muun organisaation kanssa oli välttämätöntä. Konsultti ei tullut toimeen ilman muusta organisaatiosta saamaansa tietoa ja toisaalta konsultti toi arvokasta tietoa asiakkaalta taloon päin.
Konsultit olivat eri asiakkaiden intressien perusteella oppineet, että keskityksen ja hajautuksen välinen keskustelu on vaihdellut laidasta laitaan. Jossain vaiheessa hajautus nähtiin joustavampana ja mukautuvampana ratkaisuna, joka mahdollisti nopean reagoinnin muuttuviin tarpeisiin. Keskityksen puolustajat taas korostivat sen tarjoamaa tehokkuutta ja hallittavuutta.
Silloin ei vielä tiedetty eikä osattu ennakoida, että lopulta VTKK:n perustamisperiaatteet eli nykyisin keskitetyt pilvipalvelut osoittautuivat ratkaisevaksi tekijäksi. Pilvipalveluiden avulla keskitys voitti, sillä ne tarjoavat skaalautuvuutta, kustannustehokkuutta ja keskitettyä hallintaa, samalla kun ne mahdollistavat hajautetun käytön ja joustavuuden. Tämä yhdistelmä on tehnyt pilvipalveluista ylivoimaisen ratkaisun, joka vastaa sekä keskityksen että hajautuksen vaatimuksiin.
Vuonna 1991 käyttöönotettu uusi liikemerkki kuvasti sekä koko VTKK:ta että konsultointipalvelujen monipuolisuutta ja kerroksellisuutta. Se symboloi myös joustavaa kiertoa, joka voitiin tulkita palvelun ja asiakkaiden joustavaksi vuorovaikutukseksi.
Kuva VTKK:n tiedotuslehti Compost 1991, VTKK Perinne ry